Trekkingsprocedure
Inleiding
De Kansspelautoriteit heeft Impact Loterij B.V. (hierna: Impact) overeenkomstig artikel 3 van de Wet op de kansspelen vergunning verleend voor het organiseren van ‘goede doelen loterijen’. De vergunning, met kenmerk 15899/01.296.265, heeft een looptijd van vijf jaar.
Overeenkomstig de vergunning dient Impact het trekkingsproces van de vergunde loterijen inzichtelijk te maken en daartoe een trekkingsprocedure op te stellen. Impact dient de trekkingen in Nederland te verrichten.
De trekking van de door Impact te organiseren loterijen vormt de afsluiting van het verkooptraject van de deelnamebewijzen (hierna: de loten) en is de opmaat voor één van de doelen van de loterij: het vaststellen van de prijswinnaars en het bekendmaken van de getrokken prijzen. Impact heeft om de betrouwbaarheid en integriteit van de trekkingsprocedure te waarborgen een aantal procedures vastgelegd in voorliggend document, de Trekkingsprocedure Impact. De procedure geeft invulling aan bovenstaande verplichting van de vergunning.
De procedure
1.1 Algemeen
De trekkingsprocedure wordt uitgevoerd door het Trekkingsteam van Impact. Het team bestaat uit een vertegenwoordiger van de directie van Impact, die namens het bedrijf toezicht houdt op de trekkingen, een medewerker van Impact, die de feitelijke trekkingen uitvoert en een medewerker die zorgt voor de procedurele en technische voorbereiding van de trekkingen.
Voor noodsituaties beschikt Impact over een Reserveteam, dat de trekkingen in dat geval zal uitvoeren,
De samenstelling van beide teams is vastgelegd in de Werkinstructie loterijtrekking.
Bij ieder onderdeel in de trekkingsprocedure is zowel intern als extern toezicht betrokken. Het externe toezicht valt onder verantwoordelijkheid van de notaris, die de handelingen onafhankelijk verricht. De notaris ziet toe op de trekking en bewaakt dat deze in overeenstemming is met de wettelijke bepalingen en de voorschriften van de vergunning. De notaris vertegenwoordigt daarmee de belangen van de deelnemers en van de toezichthouder, de Kansspelautoriteit.
De notaris gebruikt tijdens de trekking een vast protocol voor het toezicht op alle tijdens de trekking te verrichten handelingen. De feitelijke trekkingshandelingen worden uitgevoerd door een of meer gemachtigde medewerkers van het notariskantoor met begeleiding vanuit Impact.
De trekking vindt plaats ten kantore van de notaris en is openbaar. Zij kan op afspraak worden bijgewoond.
Voor de trekking wordt gebruikgemaakt van geautomatiseerde en gecertificeerde programmatuur. De programmatuur wordt jaarlijks gecontroleerd door een daartoe gecertificeerde onafhankelijke keuringsinstelling.
Het trekkingsproces volgt steeds hetzelfde schema. Alle handelingen worden door de geautomatiseerde en gecertificeerde programmatuur vastgelegd.
In alle gevallen waarin deze procedure niet voorziet, beslist de notaris.
1.2 Sluiting verkoop en aanvang van de procedure
De trekking van de KiKa loterij en Make-A-Wish loterij vinden maandelijks plaats, op de 1e maandag van de maand. De extra december trekking (13e trekking) vindt plaats op de 3e maandag van december en de extra juni trekking voor de Make-A-Wish loterij op de 3e maandag van juni. Een eventuele wijziging van de trekkingsdatum zal voorafgaand aan de start van de verkoop van de loten via de website van Impact (www.dekikaloterij.nl) bekend worden gemaakt. Een medewerker van Impact legt de data en tijdstippen van de trekkingen vast in het trekkingssysteem. Na verificatie van de ingevoerde gegevens door een vertegenwoordiger van het trekkingsteam vormen data en tijdstippen vervolgens onlosmakelijk onderdeel van het systeem.
In de nacht van donderdag op vrijdag voorafgaand aan de trekking op maandag om 03.00 sluit de verkoop van de loten voor die trekking. Daarna kunnen voor deze trekking geen loten meer worden verkocht. Het systeem zal op de desbetreffende datum en tijd de verkoop automatisch afsluiten en de voor de trekking gevalideerde (geldig verkochte) loten verzamelen. Vanaf dit moment is het niet meer mogelijk om loten te kopen, of loten (handmatig) toe te voegen aan de trekkingsdatabase. Een medewerker van het Trekkingsteam van Impact controleert of de verkoop van de loten tijdig voor de trekking is beëindigd.
De notaris stelt vast dat de verkoop is gesloten en legt dit vast.
Nadat de notaris heeft vastgesteld dat het verkooptraject is gesloten en alle verkochte loten en prijzen in het trekkingssysteem zijn opgenomen en dit heeft vastgelegd, kan met de trekking worden gestart.
1.3 De trekkingsprocedure
Het loterijsysteem kent een strikt autorisatieproces en is zo opgezet dat degene die het trekkingsbestand genereert en klaarzet (verantwoordelijk is voor de procedurele en technische voorbereiding) niet ook de trekkingen kan verrichten. De uitvoerder van de trekkingen kan die alleen activeren als die zijn klaargezet vanuit een goedgekeurde IP-omgeving, in dit geval via het IP-adres van het notariskantoor. De toezichthouder (zowel de notaris als de toezichthouder namens Impact) kan uitsluitend beoordelen of de trekking procedureel goed is verlopen en heeft geen enkele toegang tot het trekkingssysteem.
De feitelijke trekkingsprocedure gaat als volgt. Allereerst logt een medewerker van het Trekkingsteam in met een eigen toegangscode in het trekkingssysteem. De notaris volgt de trekkingsprocedure rechtstreeks via een beeldscherm. De notaris controleert na de trekking of daarbij gebruik is gemaakt van de gecertificeerde programmatuur en legt dit vast.
Voorop staat dat de trekking van de loterij betrouwbaar is en het resultaat van toeval. Daartoe maakt Impact gebruik van een geautomatiseerde ‘Random Nummer Generator’, die evenals het complete loterijsysteem, jaarlijks wordt getest door een daartoe gecertificeerde onafhankelijke keuringsinstelling. De ‘Random Nummer Generator’ levert de resultaten in willekeurige volgorde. De ‘Random Nummer Generator’ trekt op aangeven van een medewerker van het Trekkingsteam het voor de loterij bepaalde aantal winnende lotnummer(s). De notaris ziet erop toe dat dit op correcte wijze gebeurt.
Alle prijzen vallen op hele loten. De geldprijzen vallen op verkochte en onverkochte loten. Alle lotnummers zijn uniek en bestaan uit een reeks van zeven cijfers (0-9). Elke unieke reeks van zeven cijfers wordt random gegenereerd; zo ontstaat het volledige lot. Er is sprake van een winnend lotnummer indien de volgorde van de cijfers uit de reeks (deels) overeenkomt met de volgorde van de bij de trekking getrokken cijferreeks.
Zie ook het prijzenschema op de websites van de KiKa-loterij (kikaloterij.nl) en van de Make-A-Wish loterij (makeawishloterij.nl).
De trekking van de productprijzen vindt plaats door lotnummers te trekken uit alle verkochte loten. Het vallen van deze prijzen zijn daarmee gegarandeerd. Het prijzenpakket van de productprijzen worden maandelijks bekendgemaakt op de website van de KiKa-loterij (kikaloterij.nl) en Make-A-Wish loterij .
De winnende lotnummers worden via een rapportage vanuit het systeem aan de notaris voorgelegd. De notaris controleert vervolgens of het aantal prijzen en lotnummers klopt en overeenkomt met de specificatie van de desbetreffende loterij en legt dit vast. In dat geval keurt de notaris de trekking goed, waarna de winnende lotnummers en bijbehorende prijzen via een unieke code gekoppeld worden aan de gegevens van de deelnemer die het desbetreffende lot gekocht heeft.
Het systeem maakt een trekkingsrapport aan voor zowel de notaris als voor Impact, dat wordt opgeslagen op een USB-stick. De USB-stick wordt voorzien van de trekkingsdatum en opgeslagen in de kluis van de notaris.
Indien er tijdens de trekkingsprocedure problemen ontstaan, bijvoorbeeld door een haperend systeem, dan kan de notaris besluiten het proces te staken, totdat alle noodzakelijke maatregelen zijn getroffen om de geconstateerde gebreken te herstellen. De notaris stelt daarvan proces-verbaal op.
Ter afsluiting van de trekkingsprocedure stelt de notaris proces-verbaal op. Daarin vermeldt de notaris in ieder geval, dat:
de Kansspelautoriteit Impact voor het organiseren voor de loterij (in casu de trekking) een geldige vergunning heeft verleend;
voor de trekking gebruik is gemaakt van geautomatiseerde en gecertificeerde programmatuur, die jaarlijks door een daartoe gecertificeerde onafhankelijke keuringsinstelling wordt gecontroleerd;
Impact beschikt over een geldig en actueel deelnemersreglement, dat van toepassing is op de desbetreffende trekking;
het prijzenpakket dat in het trekkingssysteem is ingevoerd overeenkomt met het vooraf door Impact gecommuniceerde prijzenpakket;
de trekkingsprocedure volgens de geldende voorwaarden is uitgevoerd;
de notaris de gevolgde trekkingsprocedure en -uitslag heeft goedgekeurd.
1.4 De bekendmaking van de trekkingsuitslag
Impact maakt de trekkingsuitslag bekend via haar website (www.kikaloterij.nl). Daarnaast ontvangen alle winnaars vanuit het centrale computersysteem een automatisch gegenereerd (digitaal) bericht, waarmee zij geïnformeerd worden over de door hen gewonnen prijzen.
Winnaars van prijzen bij Impact zijn anoniem. De namen van deelnemers of prijswinnaars mogen slechts met hun uitdrukkelijke instemming aan een derde of derden bekend worden gemaakt, tenzij daartoe een wettelijke verplichting bestaat.
Impact slaat voor haar eigen administratie de processen-verbaal van de notaris op.
Deze trekkingsprocedure is op 31 augustus 2021 door het bestuur van Impact vastgesteld en is op 1 oktober 2021 in werking getreden.